결재 용어 - 전결, 대결, 선결, 후결, 후열 등 결재 용어 의미를 총정리 합니다.

회사에 들어가서 어려웠던 일 중 하나가 결재 업무였는데요. 결재 용어들이 많고 헷갈려서 결재 절차를 아는 것도 시간이 걸렸습니다. 그래서 저처럼 결재 초보분들을 위해 결재 관련 용어를 정리해보았습니다.

 

결재 용어 총정리

1. 결재 (approval)

결재(決裁)는 조직 내에서 중요한 사항이나 업무에 대해 최종적으로 승인하거나 처리하는 행위를 의미합니다. 일반적으로 결재는 상급자나 책임자가 문서나 보고서를 검토한 후, 그 내용을 승인하거나 수정 요청을 하는 과정을 포함합니다. 결재를 통해 해당 업무나 결정이 공식적으로 승인되며, 그 결과에 따라 후속 조치가 이루어지게 됩니다.

결재 과정은 보통 기안(문서 작성) → 상신(상급자에게 제출) → 결재(승인 또는 반려)로 이루어지며, 이 과정을 통해 조직 내 의사결정이 이루어집니다. 결재 단계는 의사결정의 중요도나 조직의 규모에 따라 복잡해집니다. 

 

2. 기안 (Draft)

기안은 결재를 받기 위해 작성하는 문서의 초안을 말합니다. 결재 문서를 첫 사인해 올리는 사람이 기안자입니다. 일반적으로 기안자는 업무나 프로젝트의 필요성을 설명하고, 필요한 승인 사항을 문서로 작성하여 결재 라인을 통해 상신합니다. 

 

3. 전결 (Final Approval)

전결은 결재 라인의 책임자가 최종 결재를 내리는 것을 의미합니다. 사안별 규정에 따른 정식 결재 권한을 받아 상위 결재자를 모두 대신해 승인하는 것입니다. 전결자가 서명을 하면 해당 업무는 공식적으로 승인된 것으로 간주됩니다. 전결권자는 보통 부서장이나 고위 관리자입니다.

 

4. 대결 (Delegated Approval)

대결은 결재권자가 부재 중일 때 대리인이 대신 결재를 하는 것을 의미합니다. 대결자는 임시로 결재 권한을 부여받아 결재 업무를 처리합니다. 대결자는 보통 결재권자의 직속 부하 직원이 됩니다. 주로 시급을 요하는 돌발사태가 발생하였을 경우 사용하며 원결재권자의 결재와 동일한 효력을 가집니다.

 

5. 합의 (Consensus Approval)

합의는 다른 부서의 동의나 승인이 필요할 때 사용합니다. 합의자는 최종 직전 결재까지 끝난 후에 대기 상태가 됩니다. 다만, 관리자의 기본 설정 방식이 [합의 또는 처리 먼저 결재] 허용 상태라면 합의자는 예정 상태의 문서를 먼저 결재할 수 있습니다.

 

6. 재무합의 (Financial Consensus Approval)

재무 합의는 재무나 회계 관련 부서의 동의나 승인이 필요할 때 사용합니다. 재무 합의자는 최종 직전 결재와 합의가 끝난 후에 대기 상태가 됩니다. 다만, 관리자의 기본 설정 방식이 [합의 또는 처리 먼저 결재] 허용 상태라면 재무 합의자도 예정 상태의 문서를 먼저 결재할 수 있습니다.

 

7. 후열 (Subsequent Approval)

후열은 중간 결재자가 출장, 휴가 등 결재할 수 없는 경우 후열 처리하고 기안을 집행하는 것을 말합니다. 후열 처리된 결재자는 결재 종료 전에 승인 또는 반려하거나, 결재 종료 후 확인(열람)할 수 있습니다.

 

8. 후결 (Post-Approval)

후결은 결재자가 출장, 휴가, 그 밖의 사유로 상당한 기간 부재중일 때 우선 기안을 집행하고 이후 최종 결재자의 승인 또는 반려를 받는 방식입니다. 주기적이고 반복적으로 발생하는 사안의 경우 주로 사용합니다. 후결된 기안은 결재가 완료된 문서를 다시 검토하고, 필요하면 추가 승인이나 조치를 취합니다. 이는 보통 상위 결재자가 결재를 마친 후, 하위 결재자가 최종적으로 확인할 때 사용됩니다.

 

9. 선결 (Preliminary Approval)

선결은 본인의 결재 차례(대기)가 아니어도 미리 결재하는것을 말합니다. 선결자가 서명을 하면 다음 결재 단계로 넘어가게 됩니다.

 

10. 공람 (Circulation)

공람은 결재 문서가 결재권자 외의 여러 관련자들에게 회람되며, 의견을 듣거나 내용을 공유하는 과정을 의미합니다. 공람자는 결재 문서의 내용을 읽고 필요한 경우 의견을 작성하여 제출합니다.

 

11. 열람 (Reading)

열람은 결재 문서를 승인 여부와 관계없이 읽고 확인하는 과정을 의미합니다. 열람자는 결재 문서를 읽고 필요한 정보를 확인합니다. 보통 열람은 결재 문서가 회람되는 과정에서 이루어집니다.

 

12. 보류 (Hold)

보류는 결재 문서가 진행 중에 특정 사유로 인해 일시적으로 중단되는 상태를 의미합니다. 보류 사유가 해결되면 결재 문서는 다시 결재 절차를 밟게 됩니다. 보류 사유는 보통 추가 정보나 자료가 필요하거나, 상위 결재권자의 지시가 있을 때 발생합니다.

 

13. 종결 (Closure)

종결은 결재 문서의 모든 절차가 완료되어 해당 업무가 끝났음을 의미합니다. 결재 문서가 종결되면 더 이상 수정이나 추가 결재가 필요하지 않습니다. 종결된 문서는 보관되거나, 필요한 경우 기록으로 남습니다.

 

14. 선람 (Preliminary Review)

선람은 결재가 이루어지기 전에 미리 문서를 검토하는 과정을 의미합니다. 주로 결재권자가 결재 전 문서의 내용을 미리 파악하기 위해 사용됩니다. 선람자는 문서를 읽고, 필요하면 의견이나 수정 요청을 할 수 있습니다.

 

15. 반려 (Rejection)

반려는 결재 문서가 승인되지 않고 되돌려지는 것을 의미합니다. 결재 문서가 반려되면 기안자는 반려 사유를 확인하고, 필요한 수정이나 보완을 거쳐 다시 결재를 요청할 수 있습니다. 반려는 결재 문서의 내용이 부족하거나, 요구사항을 충족하지 못할 때 발생합니다.

 

결재 업무는 회사의 중요한 의사 결정 과정이기 때문에 정확하고 신속하게 처리하는 것이 중요합니다. 또한 회사 및 단체에 따라 용어의 의미가 미묘하게 다르고 결재의 단계도 다르니 해당 부분은 선임자에게 확인하는것이 좋습니다.

 

 

결재자 종류

• 결재자: 부서 내 결정 권한을 가지고 있는 사람입니다.
• 합의자: 다른 부서의 동의나 승인이 필요한 사람입니다.
• 재무 합의자: 재무나 회계 관련 부서의 동의 또는 승인이 필요한 사람입니다.
• 신청자: 부서 내 결정 권한을 가지고 있는 사람입니다.
• 처리자: 실질적으로 결재 문서에 명시된 업무를 처리하는 사람입니다. (예: 휴가 문서 처리자는 인사 관련 부서원)
• 참조자: 해당 문서의 결정 권한이나 승인이 필요한 사람은 아니지만, 결재 내용을 검토해야 하는 사람입니다.
• 수신/수신 참조자: 다른 부서에서 해당 문서 내용을 알아야 하는 사람입니다.
• 회람자: 해당 문서 내용의 공유가 필요한 사람입니다.

이상입니다.

 

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